Não se preocupe, esse conteúdo foi moldado para empreendedores, não para técnicos ou analistas, você não precisará de nenhum conhecimento prévio para ler esse artigo.
Fico feliz em saber sobre seu interesse em Tecnologia da Informação, esse interesse que o fez chegar até aqui ainda não é um diferencial, pois a maioria dos pequenos e médios empresários já tem esse interesse há um bom tempo, porém é um ótimo primeiro passo para o crescimento da sua empresa.
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Bom, hoje mais de 90% dos processos empresariais são realizados digitalmente, logo investir em TI pode ser tanto uma questão de sobrevivência no mercado quanto um diferencial estratégico da sua empresa, isso quem vai decidir é você. lembre-se que, em quase todos os mercados, se você não investe em TI, com certeza sua empresa estará fadada a falência.
Além das questões internas da empresa, temos que nos atentar a exigência tecnológica dos clientes, por exemplo, hoje nós não queremos mais ir ao banco, nós queremos resolver tudo através dos aplicativos, se você acha que com o seu produto ou serviço é diferente, está muito enganado.
E não só devemos nos preocupar com clientes, hoje a tecnologia retém capital humano, se sua empresa não faz uso de tecnologia, pode ser que na primeira oportunidade seu funcionário vá para outra empresa, até para seu concorrente direto.
Na questão dos parceiros, os grandes fornecedores hoje fazem uso de alta tecnologia, e podem até deixar de fazer negócios com você caso você não cumpra X quesito tecnológico.
Tempos atrás, trabalhar com uma TI estratégica era comum apenas em grandes empresas, era caro e exigia um grande investimento inicial. Hoje uma empresa de pequeno porte pode experimentar os mesmos benefícios de uma empresa global.
Assume-se que o papel fundamental da TI é fornecer serviços que apoiem o negócio na busca de seus objetivos. A TI é o componente central de apoio à melhoria da produtividade nas empresas, ela deve entregar valor, mitigar riscos e otimizar recursos.
Diferentemente do que as pessoas pensam, o setor de TI não é o aglomerado de “meninos do computador”, aqueles que nós chamamos quando nosso computador trava ou não liga, o setor de TI é muito mais que isso, esse setor é responsável por cuidar de toda a informação da empresa, ou pelo menos deveria ser.
Agora com certeza você já reparou que ao contrário do que as pessoas pensam, a TI não se trata de computadores, smartphones, servidores, roteadores, firewalls e etc.. A TI desde sua origem se trata apenas de informação.
O setor de TI tem a responsabilidade de tratar da aquisição, análise, processamento, transmissão e segurança da informação.
Ciência da computação tem tanto a ver com o computador como a Astronomia com o telescópio, a Biologia com o microscópio, ou a Química com os tubos de ensaio. A Ciência não estuda ferramentas, mas o que fazemos e o que descobrimos com elas.
Frase atribuída a Edsger Dijkstra, um dos cientistas da computação mais influentes do mundo.
Aumentar a colaboração entre os funcionários e integrar as diferentes áreas do negócio.
Automatização: Quando nós automatizamos processos, economizamos tempo e evitamos erros humanos, que são comuns em atividades rotineiras, podendo assim enxugar o capital humano da empresa ou direcionar esse capital para atividades estratégicas, que necessitam da criatividade humana, nosso grande diferencial. Vários ERPs, CRMs e Suítes de escritório em nuvem oferecem suporte a essa questão.
Comunicação: A Falta de comunicação é um dos principais problemas dentro das organizações, e a tecnologia pode nos ajudar nessa questão, proporcionando formas de nos comunicarmos com maior agilidade, diminuindo falhas e deixando registros fáceis de serem encontrados. Ferramentas como Whatsapp Business, Slack e Microsoft Teams podem ajudar nessa questão.
Tangibilidade: A capacidade de tornar tangível deve ser algo pensado desde a criação dos processos e dos softwares, para que possa ser captada a maior quantidade de dados possíveis, o que possibilitará gerar informações relevantes que irão ser utilizadas em tomadas de decisão e para gerar previsões. Vários sistemas oferecem esse benefício, mas os ERPs são os protagonistas.
Integração: A integração dos sistemas é essencial para a agilidade na atualização de dados, evita erros comuns e graves que podem causar a perca e inconsistência de dados o que gera custos altos a organização. ERPs e Suítes de escritório em nuvem são os principais atores.
Antes de começar a falar sobre as ferramentas, é importante saber que, para aproveitar 100% delas, é preciso que os computadores e a rede estejam com uma boa saúde, não adianta adotar várias ferramentas quando os computadores estão travando, desligando e a rede interna ou a internet estão caindo.
Além das questões citadas acima também há a questão da segurança, não adianta nada gerar informações valiosas quando você pode perde-las a qualquer momento.
Significa “Enterprise Resource Planning”, em português “Sistema de Gestão Integrado”. Como o próprio nome já diz, sua missão principal é integrar os dados de todos os setores de uma organização.
Além da integração, ele também torna os processos da empresa tangíveis, para a maior captura de dados possíveis, processa esses dados e transforma em informação, para ser usada nas tomadas de decisão e também para automatização.
Exemplo de atuação do ERP: O ERP identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção, de maneira automática esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais. Esse é apenas um exemplo de milhares de coisas que um ERP pode fazer.
Quando adotamos um ERP, casos de informações em duplicidade ou desatualizadas não nos perturbam mais, esses são problemas muito comuns quando se trabalha com planilhas.
A sigla CRM significa “customer relationship management”, em português “gestão de relacionamento com o cliente”, é um software que facilita a vida do vendedor, pois ele permite armazenar vários dados dos potenciais clientes.
O CRM pode armazenar dados como nome, idade, interesses pessoais, e-mail, endereço, telefone, tipo de conteúdo que o cliente acessou no seu site, o tipo de contato que ele fez, se foi por telefone, site, rede social e etc… Entre outras informações ele também armazena dados sobre qual tipo de serviço ele se interessa no momento e qual fase de compra ele está.
Com mais dados, é possível fazer uma interação personalizada, por exemplo, se o vendedor sabe previamente a idade e alguns interesses pessoais do potencial cliente, ele poderá usar uma linguagem mais amigável e persuasiva, se ele sabe qual foi o interesse do potencial cliente no site da sua empresa e algumas outras informações capturadas lá, mais rápido ele chegará no cerne da questão.
O CRM poupa tempo do vendedor e do potencial cliente, evita que ele fique cansado com muitas perguntas de uma só vez, inclusive essas respostas ficam armazenadas para que ele não precise repeti-las em um próximo contato.
CRM normalmente são fáceis de integrar com outros sistemas, principalmente sistemas de automação de marketing. Quanto mais automação, mais economia e produtividade.
Alguns dados sobre o benefício do uso de um CRM você pode ver nesse Link da HubSpot, especialistas no assunto.
Uma suíte de escritório online é parecida com a suíte local que usamos desde que conhecemos os computadores, a suíte mais famosa que conhecemos é o Microsoft Office, sim, esse mesmo que vem com Word, Excel, Power Point e outras ferramentas.
Existe uma versão online (em nuvem) do Microsoft Office chamada de Microsoft 365 ou Office 365, que é uma versão pensada para era digital, onde tudo tem que estar integrado e as informações tem que fluir em tempo real. Outra ferramenta que tem a mesma proposta é a G Suíte, da nossa querida Google.
A alguns anos essas suítes de escritório vem facilitando muito nossa vida, principalmente durante essa pandemia, fazem parte do grupo de melhores ferramentas para home office.
Bom, vamos parar por aqui, porque seria necessário um dia inteiro para falar desse conjunto de ferramentas. Não se preocupe, apesar de muitas funções, tudo é muito intuitivo, e por ser separada em módulos dá para aprender aos poucos.
O Aplicativo WhatsApp Business foi criado para atender a demanda da alta quantidade de pequenas empresas que já usavam o WhatsApp em seus negócios, permitindo algumas funções simples e de alto valor, como por exemplo:
Além do WhatsApp business App existe também o WhatsApp Business API, que além das funções anteriores também pode fazer a integração com ferramentas de Chatbot (atendimento automático) e outras ferramentas mais inteligentes.
Empresas como Uber, Netflix, Wish, Oi e Positivo fazem o uso dessa API, com ela além dos chatbots é possível enviar documentos de forma automática, como por exemplo, recibos, extratos, catálogos, dicas, passagens e etc…
Também é possível associar vários números a uma mesma conta, para que possa ser feita uma central de atendimento via WhatsApp.
Primeiramente você deverá encontrar uma consultoria de TI. Hoje, devido à concorrência existem até empresas que fazem um diagnóstico gratuito, não é a melhor opção, mas pode ser a que no momento cabe no seu orçamento.
Caso você ainda não conheça nenhuma, peça indicações aos seus amigos e pergunte sobre a qualidade dos serviços das consultorias indicadas.
Visite os sites das consultorias indicadas. Se não conseguir pelo menos três indicações procure mais algumas no Google.
Se disponível nos sites das consultorias encontradas, verifique quem são seus parceiros e clientes, e o que dizem sobre elas. Caso não disponível no site, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte o que envolve seus processos de consultoria.
A consultoria provavelmente terá acesso a informações importantes e sensíveis da sua empresa, então é recomendável criar um termo de confidencialidade. Ele pode estar incluído como cláusula no contrato de prestação de serviços ou em um documento à parte.
Escolhida uma consultoria, você deverá contar aos consultores seus problemas de TI atuais, também deverá mostrar o planejamento estratégico da sua empresa, para que eles possam analisar e fazer um planejamento de TI que ajude a atingir os objetivos do seu planejamento.
Após analisar seu planejamento estratégico, ouvir seus problemas e analisar toda questão de TI atual da sua empresa, a consultoria lhe entregará um documento com o planejamento estratégico de TI.
O documento entregue deverá ter no mínimo as informações sobre todos os equipamentos de aquisição necessária, softwares e serviços que precisam ser implantados, porque precisam ser implantados, a ordem de implantação e as melhores datas para aquisição de cada equipamento, software ou serviço.
Provavelmente essa primeira versão do documento será discutida junto com os responsáveis da sua empresa, onde provavelmente irão acontecer vários ajustes, que virão posteriormente na versão final do documento.
Tudo isso deve ser acordado entre a consultoria e sua empresa antes da entrega do documento final.
Esse documento será um guia que irá conter as melhores decisões relacionadas a TI de acordo com suas metas, calendário, orçamento, pessoal e outros fatores.
Com certeza isso irá lhe poupar de grandes problemas e gastos desnecessários. Lembrando que você não tem nenhuma obrigação com a consultoria de seguir esse documento, ou de que seja ela a empresa a lhe ajudar no seguimento dele.